e-İrsaliye ile e-Faturayı Eşleştirme: 7 Gün Kuralı ve XML Alanları

Her sevkiyatın bir faturaya, her malı faturalanan satırın da bir sevkiyata bağlanabilmesi, ay sonu kapanışında en çok zaman alan kontrollerden biridir. e-İrsaliye ve e-Fatura aynı UBL-TR ailesinden geldiği için bu eşleştirme XML alanları üzerinden kurulabilir. Ama önce iki belge arasındaki yasal zaman bağını ve referansların hangi alanda, hangi biçimde tutulduğunu doğru bilmek gerekir; aksi hâlde yanlış anahtarla yapılan eşleştirme, olmayan bir farkı gösterir ya da gerçek bir farkı gizler.

Yedi gün kuralı: tam metin

213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesinin 5. bendi şöyledir: "Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir." Bendin 2021'de 7318 sayılı Kanunla eklenen cümlesi, Hazine ve Maliye Bakanlığı'na malın veya hizmetin niteliği, sektör ya da mükellefiyet türü gibi ölçütlere göre bu süreyi kısaltma veya faturanın teslim ya da hizmet anında düzenlenmesini zorunlu kılma yetkisi verir. Bendin son cümlesi yaptırımı söyler: bu süreler içinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.

Dikkat edilecek ilk nokta, sürenin irsaliye tarihinden değil teslim tarihinden başlamasıdır. Örneğin sevkiyat 1 Eylül 2026'da yola çıkıp mal 2 Eylül'de alıcıya teslim edildiyse referans 2 Eylül'dür. VUK'un 18. maddesindeki genel kurala göre gün olarak belirlenen sürelerde başladığı gün hesaba katılmaz ve son gün resmî tatile rastlarsa süre izleyen ilk iş günü biter. Bu örnekte fatura en geç 9 Eylül 2026'da düzenlenmelidir. Sektörünüz için Bakanlığın daha kısa bir süre belirleyip belirlemediğini mali müşavirinizle teyit edin.

GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu bu kuralın iki özel görünümünü örnekler. Konsinye satışlarda mal konsinyiye gönderildiğinde mülkiyet geçmediği için fatura kesilmez; kılavuza göre fatura, irsaliye tarihinden değil konsinyinin malı alıcıya sattığı tarihten itibaren ve fiilen satılan miktar dikkate alınarak yedi gün içinde düzenlenir. Lojistik merkezinden yapılan sevkiyat senaryolarında ise satıcı, kendisine ulaşan fiili teslimat bilgilerine göre yedi gün içinde e-Faturayı düzenler.

Faturada irsaliye bilgisi zorunludur

VUK'un 230. maddesinin 5. bendi faturada bulunması gereken bilgiler arasında "satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası"nı sayar. 509 sıra no.lu VUK Genel Tebliği de e-Faturada bulunması zorunlu bilgiler arasında aynı ifadeye yer verir. Yani irsaliye referansı faturanın bir süsü değil, zorunlu içeriğidir.

UBL-TR'de bu bilgi DespatchDocumentReference öğesinde tutulur. GİB'in UBL-TR Fatura kılavuzuna göre öğe seçimlidir ve birden çok kez kullanılabilir (0..n); birden fazla irsaliyenin bilgisi tek faturaya bu şekilde girilir. Kılavuzdaki örnekte öğenin içinde irsaliyenin numarası ID, tarihi IssueDate alanında yer alır. e-Fatura XML görüntüleyicinin tablo görünümü bu öğeyi ayrıca listelemez; değeri görmek için dosyayı XML görüntüleyicide açıp öğe adını aramak gerekir.

Ters yön de tanımlıdır. 509 sayılı Tebliğe göre sevki yapılacak mal için fatura e-İrsaliyeden önce düzenlenmişse e-İrsaliyede faturanın tarih ve numarasına yer verilmesi zorunludur. e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu bu bilginin e-İrsaliyenin AdditionalDocumentReference alanına yazılacağını, faturanın not bölümünde ise malın daha sonra sevk edileceğinin ve e-İrsaliyesinin ayrıca düzenleneceğinin belirtileceğini söyler.

İrsaliye yerine geçen faturada eşleştirilecek belge yoktur

Bazı sevkiyatlarda ayrı bir e-İrsaliye hiç düzenlenmez. 509 sayılı Tebliğe göre e-Fatura veya e-Arşiv fatura malın teslimi anında düzenlenir, düzenleme tarihinin yanında saat ve dakika gösterilir, kâğıt çıktısına "İrsaliye yerine geçer." ifadesi yazılır ve çıktı satıcı ya da yetkilisi tarafından imzalanırsa bu çıktı sevk irsaliyesinin yerine geçer. Eşleştirme tablonuzda bu satırları "irsaliyesiz" diye hata saymak yerine ayrı bir türle işaretleyin.

İrsaliye yanıtı ve miktar farkları

Alıcının teslim aldığı miktar, sevk edilen miktardan farklı olabilir. 509 sayılı Tebliğe göre alıcı, malların ne kadarını teslim aldığını ve kabul etmediği miktarla nedenini "e-İrsaliye Yanıtı" ile düzenleyene iletebilir. e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu yanıtın fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde verilebileceğini belirtir. Kısmi kabulde reddedilen malların satıcıya geri gönderimi için alıcı e-İrsaliyeye kayıtlıysa yeni bir e-İrsaliye düzenlemesi gerekir. Tebliğ, irsaliyenin tamamen reddinin ise ancak malın fiili sevkinden önce yapılabileceğini, sevkten sonra gönderilen ret yanıtlarının hükümsüz olduğunu söyler. GİB'in 509 sayılı Tebliğe ilişkin çok sorulan sorular dokümanına göre e-İrsaliyenin iptali de yoktur.

Üç belgede ayrı miktar alanları karşınıza çıkar. İrsaliye satırındaki sevk edilen miktar DeliveredQuantity, faturadaki faturalanan miktar InvoicedQuantity alanındadır. İrsaliye yanıtında ise UBL-TR Ortak Elemanlar kılavuzuna göre teslim alınan ReceivedQuantity, reddedilen RejectedQuantity, eksik gelen ShortQuantity ve fazla gönderilen OversupplyQuantity alanları bulunabilir. Her miktarın yanındaki unitCode özniteliğini de karşılaştırın: irsaliyede KGM (kilogram), faturada C62 (adet) yazıyorsa sayılar tutsa bile satırlar eşleşmiş sayılmaz.

Adım adım eşleştirme

1. Dönemin e-İrsaliyelerini e-İrsaliye XML görüntüleyicide açın. Araç irsaliye numarasını, ETTN'yi, fiili sevk tarihini ve saatini, taşıyıcıyı ve plakayı gösterir; satırları Excel'e aktarın.
2. Aynı dönemin faturalarını e-Fatura XML görüntüleyicide açıp satırlarını Excel'e alın.
3. Her faturadaki DespatchDocumentReference değerlerini ham XML'den okuyup fatura numarasının yanına yazın.
4. İrsaliye yanıtı olan sevkiyatlarda yanıt dosyasını XML görüntüleyicide açın ve kabul edilen miktarları not edin. e-İrsaliye görüntüleyici yanıt dosyasını tanır ama yanıt satırlarını tabloya dökmez.
5. Bir eşleştirme tablosu kurun: irsaliye numarası, irsaliye ETTN, fiili sevk tarihi, teslim tarihi, fatura numarası, fatura tarihi, gün farkı, sevk edilen, kabul edilen ve faturalanan miktar.
6. Üç tür satırı işaretleyin: teslimden faturaya süresi yediyi geçenler, kabul edilen ile faturalanan miktarı farklı olanlar ve ay sonunda hâlâ faturası bulunmayan irsaliyeler.

Örnek bir tablo satırı şöyle görünebilir (değerler uydurmadır):

Teslim tarihi e-İrsaliyede zorunlu bir alan değildir; belgede zorunlu olan fiili sevk tarihi ve saatidir. Teslim bilgisini irsaliye yanıtından, taşıyıcının teslim kaydından ya da kendi depo kayıtlarınızdan almanız gerekebilir. Yalnızca fiili sevk tarihine bakmak temkinli bir yaklaşımdır, çünkü teslim tarihi sevk tarihinden önce olamaz.

Sık karşılaşılan uyumsuzluklar

Birden fazla irsaliyeyi tek faturada toplamak mümkündür ve DespatchDocumentReference öğesinin çoklu kullanımı tam bunun içindir. Ancak yedi günlük süre her teslim için ayrı işler; ayın başındaki bir sevkiyatı ay sonunda kesilen toplu faturaya eklemek bu sürenin aşılması anlamına gelebilir. Kısmi teslimlerde her parti ayrı bir irsaliye ve ayrı bir süre başlangıcıdır.

Fiyat farkı, vade farkı ya da kur farkı faturalarında mal hareketi olmadığı için irsaliye referansı beklenmez; bunları eşleştirme listesinden ayrı tutun. Malın iadesinde ise yön değişir: iade eden taraf malı geri gönderirken kendisi irsaliye düzenler ve ardından iade faturası gelir. Ticari fatura senaryosunda iade faturasının satış faturasıyla ilişkisi BillingReference alanıyla kurulabilir; iptal ve itiraz yollarını e-Fatura iptal ve itiraz yazısında anlattık.

Araçlar dosyaları tarayıcıda işler ve sunucuya göndermez; imza doğrulaması yapmaz, belgelerin GİB kaydını sorgulamaz. e-İrsaliye XML'inin genel yapısı için e-İrsaliye rehberine, eşleştirilen belgelerin ne kadar süre saklanacağı için saklama süresi yazısına bakabilirsiniz.