e-Fatura İptali ve İtirazı: 8 Günlük Süre ve GİB Portalı

e-Faturada "iptal" ve "itiraz" aynı şey değildir ve ikisinin yolu faturanın senaryosuna göre değişir. İptalde taraflar faturanın hiç düzenlenmemiş gibi sayılmasında anlaşır. İtirazda ise alıcı ya da satıcı faturanın içeriğine karşı çıkar; karşı tarafın bunu kabul etmesi gerekmez. İkisinde de takvim alıcıya iletim tarihinden itibaren sekiz gündür ve bu süre kaçınca GİB'in portalı işlem yapmanıza izin vermez.

Sekiz gün nereden geliyor

Süre Türk Ticaret Kanunu'ndan gelir. 6102 sayılı Kanun'un 21. maddesinin ikinci fıkrası şöyledir: "Bir fatura alan kişi aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde, faturanın içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa bu içeriği kabul etmiş sayılır." İtirazın biçimini ise aynı Kanun'un 18. maddesinin üçüncü fıkrası belirler: tacirler arasındaki ihbar ve ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemiyle yapılır.

Vergi tarafı bu kurala bir bildirim yükümlülüğü ekler. 526 sıra no.lu Tebliğ ile 509 sıra no.lu VUK Genel Tebliği'ne eklenen V.10 bölümüne göre, e-Belgelere ilişkin TTK 18/3 kapsamındaki ihbar ve ihtarlar ile iptal işlemlerinin 1 Mayıs 2021'den itibaren GİB'in kılavuzunda belirtilen usul ve sürelerle elektronik ortamda GİB sistemine bildirilmesi zorunludur. GİB'in kılavuzu gerekçeyi de açıklar: Temmuz 2021 döneminden itibaren e-Belgeler Ba ve Bs formlarına dahil edilmediği için GİB bu analizi kendi veri tabanındaki "sanal Ba/Bs" yapısı üzerinden yapar ve iptal ile itirazların bu yapıya doğru yansıması gerekir.

Senaryo farkı: TEMELFATURA ve TICARIFATURA

Faturanın senaryosu XML'deki ProfileID alanında yazar. GİB'in Temmuz 2026 tarihli UBL-TR Kod Listeleri (sürüm 1.43) bu alanın değerleri arasında TEMELFATURA ve TICARIFATURA'yı sayar; KAMU, HKS, IHRACAT, EARSIVFATURA gibi başka değerler de vardır. GİB'in UBL-TR Ticari Fatura Senaryosu kılavuzuna göre iki senaryoda düzenlenen fatura içerik olarak farklı değildir. Fark, ticari senaryoda alıcının sistem içinden "uygulama yanıtı" ile KABUL veya RED cevabı verebilmesidir ve bu senaryoyla faturalaşma tarafların açık rızasına bağlıdır.

GİB'in Ocak 2025 tarihli e-Fatura Uygulaması İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu (sürüm 1.2) iki senaryonun işleyişini şöyle ayırır:

Kılavuz portalın hal tipi faturada hem iptal hem itiraz, kamu faturasında ise yalnızca satıcının başlattığı ve alıcı onayı aranmayan itiraz bildirimi için kullanılabildiğini de belirtir. Bu dört senaryo dışında portal kullanılamaz.

Portalda iptal talebi adım adım

İptal/İtiraz Portalı'na portal.efatura.gov.tr/FaturaIptal/ adresinden girilir. Kılavuza göre giriş için mali mühür ya da elektronik imza kartı gerekir ve GİB'in imzalama aracı programı portal kullanıldığı sürece arka planda açık kalmalıdır.

1. Talebi oluşturacak taraf "İşlem Sahibini Seçiniz" alanında alıcı ya da satıcı rolünü seçer.
2. "Fatura No" alanına faturanın 16 haneli numarası, "Ödenecek tutar" alanına faturadaki ödenecek tutar yazılır ve talep imzalanarak oluşturulur.
3. Talep karşı tarafın portal ekranına düşer. Karşı taraf talebi onaylayabilir ya da reddedebilir; kılavuz onay zorunluluğu olmadığını açıkça söyler.
4. Durum, talebi başlatan tarafın ekranında izlenir. Onaylanırsa durum "Fatura İptal Edildi" olur ve fatura ne alıcının sanal Ba ne de satıcının sanal Bs formunda yer alır.

Süre katıdır. Kılavuza göre 8 günlük süre e-Faturanın alıcıya iletildiği tarihten başlar, iptal işlemi her durumda bu süre içinde yapılmalıdır ve 8 günü aşan sürelerde sistem ne talep oluşturmaya ne de talebi onaylamaya imkân verir. Talep reddedilirse ya da 8 gün içinde onaylanmazsa fatura her iki tarafın sanal formunda kalır. Sistemde kayıtlı olmayan fatura numarası, hatalı ödenecek tutar veya daha önce iptal edilmiş fatura girildiğinde portal hata verir.

İtiraz bildirimi ve 2025'te değişen onay süresi

Portaldaki itiraz ekranı itirazın kendisi değil, yapılmış bir itirazın bildirimidir. Kılavuz bunu vurgular: ihtar ve itiraz sistem içinden yapılamaz; önce TTK 18. maddedeki yol ve sürelere uygun itiraz yapılır, portal bildirimi ise GİB'e bilgi vermek içindir. Bu yüzden noter ihtarnamesinin ya da KEP iletisinin kendisini saklayın. KEP ile gönderilmiş bir itirazın EML dosyasını daha sonra açmanız gerekirse KEP EML görüntüleyici işinizi görür.

Kılavuzun Ocak 2025'teki 1.2 sürümünde değişen tek konu itiraz talebinin kabul süresidir. Güncel metne göre itiraz talebini alan taraf, talebi faturanın ait olduğu ayı izleyen ayın 15'inci günü sonuna kadar kabul ederse fatura iki tarafın sanal Ba/Bs formundan çıkar. Talebi reddeden ya da bu tarihe kadar onaylamayan taraf için fatura kendi sanal formunda kalmaya devam eder, itiraz eden tarafın formunda ise yer almaz. Örnek: Mart 2026'ya ait bir faturaya gelen itiraz bildirimi için kabul süresi 15 Nisan 2026 günü sonudur. Bu süre itiraz etme süresini uzatmaz; itirazın kendisi yine sekiz gün içinde yapılmalıdır.

Ticari senaryoda red verildikten sonra

UBL-TR Ticari Fatura Senaryosu kılavuzu red sonrasını ayrıntılı anlatır. Alıcı red uygulama yanıtında reddetme nedenini genel açıklamalar bölümüne yazar. Reddedilen fatura değiştirilmeden red yanıtıyla birlikte saklanır ve satıcı bunları yasal saklama süresi boyunca muhafaza eder. Yerine fatura gerekiyorsa tamamen yeni bir fatura düzenlenir. Satıcı red yanıtına sistem üzerinden red veremez; itirazı varsa harici yollara başvurur.

Malın faturanın deftere kaydından sonra iade edilmesi ayrı bir durumdur. Kılavuza göre alıcı iade faturasını ve IADE uygulama yanıtını birlikte düzenler; iade faturasının BillingReference alanına satış faturasının bilgileri girilerek iki belge ilişkilendirilebilir. İade faturasına sistem içinden KABUL veya RED verilemez.

e-Arşiv fatura ve e-İrsaliyede durum

Yukarıdaki portal süreci e-Fatura içindir. e-Arşiv faturalar GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilmediği için iptal ve itiraz bilgileri düzenleyenin GİB'e gönderdiği e-Arşiv raporu üzerinden bildirilir. GİB'in Ağustos 2025 tarihli e-Arşiv Teknik Kılavuzu (sürüm 1.18) bu rapor için iptal edilen faturaya ait faturaIptal ve itiraz edilen faturaya ait faturaItiraz elemanlarını tanımlar. İtiraz kaydında itiraz belgesinin tarihi, numarası ve TTK 18/3'teki yöntemlerden hangisiyle yapıldığı istenir. Raporu faturayı düzenleyen taraf ya da onun entegratörü hazırlar. Alıcının itirazının kendisi için ise sistem içinde bir yanıt mekanizması yoktur; kılavuzdaki alanlar da itirazın TTK 18/3'teki harici yollardan biriyle yapılmış olmasını varsayar.

e-İrsaliyenin ise iptali yoktur. GİB'in 509 sayılı Tebliğe ilişkin çok sorulan sorular dokümanına göre mal alıcıya ulaştığında sevk irsaliyesi işlevini tamamlamış olur; hatalı irsaliye ancak fiili sevkten önce alıcının red yanıtıyla reddedilebilir. İrsaliye ile faturanın birlikte nasıl kontrol edileceğini e-İrsaliye ve e-Fatura eşleştirme yazısında anlattık.

Sekiz günü kaçırmamak için pratik düzen

• Gelen faturayı aynı gün açın. e-Fatura XML görüntüleyici senaryoyu, fatura numarasını, ETTN'yi ve ödenecek tutarı üst bölümde gösterir; portalda iptal talebi için gereken iki bilgi bunlardır.
• Alıcıya iletim tarihini kayıt altına alın. Süre faturanın düzenleme tarihinden değil, iletim tarihinden başlar; entegratör ekranındaki zarf veya alınma zamanı bu yüzden önemlidir.
• Ticari senaryoda uygulama yanıtı XML'ini faturayla birlikte arşivleyin. Yanıt dosyası bir fatura olmadığı için içeriğini XML görüntüleyicide ham hâliyle okuyabilirsiniz.
• Harici itiraz yaptıysanız portal bildirimini ertelemeyin ve karşı tarafın onay durumunu ayın 15'ine kadar izleyin.

Faturanın görüntüsü ile XML içeriği arasındaki farkın neden itiraz gerekçesi olabileceğini XML mi PDF mi yazısında ele aldık.