e-Defter ve e-Fatura Saklama Süresi: 5 Yıl mı, 10 Yıl mı?

e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-Defter dosyaları için tek bir saklama süresi yoktur; iki kanun iki ayrı süre ve iki ayrı başlangıç noktası koyar. Vergi Usul Kanunu beş yıl der ve sayıma belgenin ait olduğu yılı izleyen takvim yılından başlar. Türk Ticaret Kanunu tacirler için on yıl der ve sayımı belgenin oluştuğu takvim yılının bitişinden başlatır. Tacir olan bir işletme için pratikteki süre bu yüzden on yıldır.

İki kanun, iki hesap

213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 253. maddesi, bu Kanuna göre defter tutmak zorunda olanların tuttukları defterlerle Kanunun üçüncü kısmında yazılı belgeleri "ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlıyarak beş yıl süre ile" saklamasını ister. Defter tutmak zorunda olmayanlar için 254. madde, almak zorunda oldukları fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tanzim tarihlerini izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklama yükümlülüğü getirir.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi ise her tacirin ticari defterlerini, envanterlerini, finansal tablolarını, alınan ticari mektupları, gönderilen mektupların suretlerini ve defter kayıtlarının dayandığı belgeleri sınıflandırılmış biçimde saklamasını ister. Beşinci fıkraya göre bu belgeler on yıl saklanır. Altıncı fıkraya göre süre, son kaydın yapıldığı, finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmanın yapıldığı veya muhasebe belgesinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.

Tablodaki tarihler maddelerin lafzına göre yaptığımız örnek hesaplardır. İnceleme, dava veya zamanaşımını etkileyen özel durumlarda belgelerin daha uzun süre gerekli olabileceğini hesaba katın. TTK 82. maddenin yedinci fıkrası da ilginç bir güvence içerir: saklanması zorunlu defter ve belgeler yangın, su baskını, deprem gibi bir afet ya da hırsızlık nedeniyle süre içinde kaybolursa tacir, kaybı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde işletmenin bulunduğu yer mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir.

Elektronik belgede "saklamak" ne demek

Kanunlardaki süreler kâğıt ya da elektronik fark etmeksizin geçerlidir, ama saklamanın biçimini e-Belgeler için 509 sıra no.lu VUK Genel Tebliği belirler. Tebliğin "Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü" bölümündeki kurallar özetle şunlardır:

• e-Belgeler üzerindeki mali mühür veya elektronik imzayla birlikte, kanuni süreler boyunca elektronik, manyetik veya optik ortamda saklanır. İmza kontrolü yalnızca elektronik ortamda yapılabildiği için düzenleyenin belgeyi kâğıda basarak saklaması söz konusu değildir.
• Yükümlülük yalnızca dosyaları değil, belgelerin doğruluğuna ve bütünlüğüne ilişkin kayıtları, saklama ortamını ve doğrulama ile görüntüleme araçlarını kapsar. Belgelere istendiğinde kolayca erişilebilmeli, eksiksiz görüntülenebilmeli ve okunabilir kâğıt baskısı üretilebilmelidir.
• Saklama Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde yapılır; bu kural yurt dışında ikincil bir arşiv tutulmasına engel değildir.
• Üçüncü kişilerden, GİB'den izin almış saklama kuruluşları dahil, hizmet almak mükellefin asli sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

VUK'un 256. maddesi buna bir halka daha ekler: saklanması zorunlu kayıtlarla birlikte bu kayıtlara erişmek ve onları okunabilir hâle getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreler de süre boyunca talep üzerine ibraz edilmelidir. Şifreli bir yedek arşivin anahtarını kaybetmek, arşivi kaybetmekle aynı sonucu doğurur. TTK'nın 82. maddesinin üçüncü fıkrası da belgelerin görüntü veya veri taşıyıcılarında saklanabilmesini, okunur hâle getirildiklerinde içerik olarak asıllarıyla örtüşmeleri ve saklama süresi boyunca her an ulaşılabilir olmaları şartına bağlar.

e-Defterde GİB'deki kopya yetmez

e-Defter tarafında son yıllarda önemli değişiklikler oldu. e-Defter sitesindeki saklama uygulaması soru-cevaplarına göre 2020 Ocak ve sonraki dönemlere ait e-Defter ve berat dosyalarının kopyalarının GİB bilgi işlem sistemine yüklenmesi zorunlu hâle gelmişti ve bu yükleme ayrı bir "e-Defter Saklama Uygulaması" ile yapılıyordu. Ocak 2025 tarihli e-Defter Uygulama Kılavuzu (sürüm 1.12), 22 Mayıs 2024 itibarıyla yüklenecek paketlerde defter ve berat dosyalarının "eşanlı olarak" GİB sistemine yüklendiğini ve bu dosyalar için eski saklama uygulamasının kullanılmayacağını anlatır. 21 Mayıs 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 4) de Tebliğ metnindeki "ikincil kopya" ifadelerini kaldırmıştır.

Aynı kılavuz kritik bir ayrıntıyı da içerir: Ocak 2025 ve sonraki dönemler için yevmiye defteri, yevmiye defteri beratı ve büyük defter beratı GİB sistemine yüklenir; büyük defterin kendisi yüklenmez. Kılavuz, kopyaların GİB'de bulunmasının ya da büyük defterde olduğu gibi bulunmamasının mükellefin asıl e-Defter ve berat dosyalarını saklama ve ibraz ödevini ortadan kaldırmadığını açıkça yazar. Kısacası büyük defterin tek kopyası sizin arşivinizdir. e-Defter sitesindeki 2025 ve 2026 duyuruları envanter defterinin de e-Defter uygulamasındaki yerini düzenliyor; hangi defterlere tabi olduğunuzu mali müşavirinizle teyit edin.

Bizim önerdiğimiz yedekleme düzeni

Aşağıdakiler mevzuat hükmü değil, on yıllık bir saklama süresine dayanacak bir arşiv için pratik önerilerdir.

1. Dosyaları geldiği gibi saklayın. Entegratörden ZIP olarak indirilen faturaları ve e-Defter paketlerini açıp yeniden sıkıştırmayın. XML'leri bir editörde düzenleyip kaydetmeyin; imzayı bozabilirsiniz.
2. Eşlik eden dosyaları da saklayın. Ticari faturalardaki kabul, red ve iade uygulama yanıtları, e-İrsaliye yanıtları ve GİB onaylı berat dosyaları (adı GIB- ile başlayanlar) arşivin parçasıdır. 509 sayılı Tebliğ e-İrsaliye ile yanıtlarının birbiriyle ilişkili şekilde saklanmasını ayrıca ister.
3. Anlamlı bir klasör düzeni kurun. Örneğin VKN, yıl, ay ve belge türü kırılımıyla; fatura dosyalarında ETTN'yi dosya adında tutun.
4. En az iki bağımsız kopya tutun. Biri işletmenin kendi ortamında, diğeri farklı bir fiziksel konumda veya sağlayıcıda olsun. Yurt dışındaki bulut depolamanın ancak ikincil arşiv olabileceğini hatırlayın.
5. Bütünlük listesi çıkarın. Her dönem sonunda dosyaların SHA-256 özet değerlerini bir listeye yazın; yıllar sonra kopyanın bozulup bozulmadığını bu listeyle kontrol edersiniz.
6. Geri yükleme deneyin. Yılda bir kez eski bir dönemi yedekten açıp okunabildiğini görün. Hiç denenmemiş yedek, yedek sayılmaz.
7. Entegratör sözleşmesine güvenmeyin. Hizmet sağlayıcı değiştiğinde ya da sözleşme bittiğinde eski dönemlere erişimin ne olacağını önceden öğrenin ve verileri kendi arşivinize çekin.

Yıllar sonra dosyayı okumak

Saklama yükümlülüğünün "görüntüleme araçlarını" da kapsaması boşuna değildir. On yıl sonra bugünkü muhasebe programınız, entegratör portalınız ya da Java tabanlı eski görüntüleyiciler çalışmıyor olabilir. XML'in iyi yanı düz metin olmasıdır; yapıyı bilen her araç onu okuyabilir.

Tarayıcıda çalışan araçlar bu işi kurulum gerektirmeden görür. e-Defter görüntüleyici yevmiye ve büyük defter dosyasını VKN, dönem, kayıt sayısı ve borç-alacak toplamlarıyla tabloya döker; tabloda ilk 2.000 satır listelenir, toplamlar ise tüm dosyadan hesaplanır. Berat görüntüleyici beratın VKN, unvan, dönem ve defter türü bilgisini gösterir. Faturalar için e-Fatura XML görüntüleyici kullanılabilir. ZIP içindeki dosyalar önce ZIP görüntüleyiciyle çıkarılır. Bu araçlar dosyayı sunucuya göndermez; ancak imza ve berat doğrulaması yapmaz, GİB kayıtlarıyla karşılaştırma yapmaz. Dosya adlarındaki Y, K, YB ve KB harflerinin anlamı için e-Defter ve berat okuma rehberine bakabilirsiniz.

Arşivde neyin "asıl" sayıldığı da saklama kadar önemlidir. e-Faturada imzalı XML, e-Arşivde alıcıya iletilen nüsha esas alınır; ayrıntısı XML mi PDF mi yazısında.

Süre dolunca silmeli mi

Süre dolduğunda belgeleri tutmaya devam etmek kanunen yasak değildir, ama belgelerde kişisel veri bulunuyorsa gereğinden uzun saklamak kişisel verilerin korunması mevzuatı açısından ayrıca değerlendirilmelidir. Süresi dolmuş gibi görünen bir dönemi imha etmeden önce o döneme ilişkin devam eden bir vergi incelemesi, dava ya da ticari uyuşmazlık olmadığından emin olun. İmhayı bir tutanakla kayıt altına almak, neyin ne zaman silindiğini sonradan gösterebilmenizi sağlar.