Sevk irsaliyesinin elektronik hâli
e-İrsaliye, Vergi Usul Kanunu'nda tanımlanan sevk irsaliyesinin elektronik belge olarak düzenlenmiş hâlidir ve 509 sıra no.lu VUK Genel Tebliği kapsamında uygulanır. Fatura bir satışın bedelini belgelerken irsaliye malın bir yerden başka bir yere fiilen taşındığını belgeler. Bu yüzden e-İrsaliye'de tutar çoğu zaman ikinci plandadır; asıl bilgi hangi malın, hangi miktarda, kimden kime, hangi araçla ve ne zaman sevk edildiğidir.
GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'na göre e-İrsaliye, istisnai durumlar dışında malın fiili sevkinden önce düzenlenip GİB sistemine başarıyla gönderilmiş olmalıdır. Burada dikkate alınan tarih belge tarihi değil, belge üzerinde yazan fiili sevk tarihi ve saatidir. Belgede düzenleme tarih ve saatinin yanında fiili sevk tarih ve saati de zorunludur; fiili sevk zamanı düzenleme zamanıyla aynı ya da ondan sonra olabilir, ancak kılavuzdaki istisnalar dışında önce olamaz. Özel entegratör kullanılıyorsa belgenin entegratörün sistemine iletilmesi sevkiyatı başlatmak için yeterli sayılır ve entegratör belgeyi 15 dakika içinde GİB'e iletmek zorundadır.
Kimler kullanmak zorunda?
Kılavuzda sayılan zorunlu gruplar arasında e-Fatura'ya kayıtlı olup 2018 veya sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 25 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler, Özel Tüketim Vergisi Kanunu'na ekli (I) sayılı listedeki mallarla ilgili EPDK lisansıyla faaliyet gösterenler, belirli demir-çelik ürünlerinin imalatı, ithalatı veya ihracatıyla uğraşanlar, Gübre Takip Sistemi'ne kayıtlı kullanıcılar ve 5957 sayılı Kanun kapsamında sebze ve meyve ticareti yapan komisyoncu ve tüccarlar bulunuyor. GİB ayrıca riskli bulduğu mükellefleri kapsama alabiliyor. Bu liste Temmuz 2020 tarihli kılavuz sürümüne dayanır; eşik ve kapsam sonradan değişmiş olabileceği için güncel durumu GİB'in e-Belge sitesinden teyit edin.
Uygulamaya kayıtlı bir mükellef, alıcısının kayıtlı olup olmamasına bakmadan tüm sevk irsaliyelerini e-İrsaliye olarak düzenlemek zorundadır. Kılavuza göre uygulamaya ilk kez dahil olanlar, dahil oldukları ayın son gününe kadar matbu irsaliye de kullanabilir.
İrsaliye yanıtı, iptal ve araçta bulundurma
e-İrsaliye'nin iptali yoktur. Kılavuza göre malın fiili sevkinden önce alıcının ya da malların hatalı olduğu anlaşılırsa alıcı, irsaliyenin tamamına “irsaliye yanıtı” ile red verebilir. Fiili sevkten sonra verilen red yanıtı hükümsüzdür ve yeni bir irsaliye düzenlenmesi gerekir. Alıcı ayrıca fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde malların tamamını kabul edebilir ya da kısmi kabulle bir bölümünü reddedebilir.
Taşıma sırasında e-İrsaliye'nin bir kâğıt çıktısının araçta bulundurulması veya belgenin elektronik ortamda görüntülenebilmesi gerekir; kâğıt çıktıda ıslak imza veya kaşe, uygulamaya kayıtlı olmayan alıcı talep etmedikçe zorunlu değildir. Kılavuz, gerekli tüm bilgileri okunaklı biçimde taşıması koşuluyla matbaa baskılı formların çıktı için kullanılabileceğini de belirtir. Uygulamaya kayıtlı mükellefler belgeyi saklama süresi boyunca elektronik ortamda muhafaza eder; kâğıt çıktı alma ve kâğıt nüsha saklama zorunluluğu yoktur ve kâğıt çıktı, kayıtlı taraflar açısından e-İrsaliye hükmü taşımaz.
XML dosyasında hangi alan ne?
e-İrsaliye de UBL-TR biçimindedir, ancak kök öğesi Invoice değil DespatchAdvice'tır. Gönderen DespatchSupplierParty, alıcı ve teslimat tarafı DeliveryCustomerParty altında bulunur. Shipment öğesi sevkiyat bilgisini taşır: CarrierParty taşıyıcı firmayı, ActualDespatchDate ve ActualDespatchTime fiili sevk tarihini ve saatini, LicensePlateID araç plakasını gösterir. Her mal satırı bir DespatchLine'dır ve miktar DeliveredQuantity alanında, birim kodu unitCode özniteliğinde durur.
e-İrsaliye XML Görüntüleyici dosyayı tarayıcıda ayrıştırır ve irsaliye numarasını, ETTN'yi, düzenleme tarihini, gönderen ve alıcı kartlarını, varsa taşıyıcı firmayı, plakaları ve fiili sevk zamanını ayrı bir satırda gösterir. Mal satırları ürün adı, miktar ve birimle tabloya dökülür; birim kodları “Adet”, “kg”, “m³” gibi okunur hâle getirilir. Satırları Excel'e, belgenin özetini PDF'e aktarabilirsiniz.
Bilinmesi gereken sınırlar var. Görüntüleyici şoför bilgilerini ayrıca listelemez; bu alanları görmek için dosyayı XML Görüntüleyici'de açıp ham hâline bakabilirsiniz. İrsaliye yanıtı dosyaları (ReceiptAdvice) tanınır, ancak yanıt satırları tabloya dökülmez ve “satır bilgisi bulunamadı” uyarısı görebilirsiniz. Araç imza doğrulaması yapmaz ve belgenin GİB sisteminde kayıtlı olup olmadığını sorgulamaz; dosya içeriği sunucuya yüklenmez.
Özel durumlardan birkaçı
GİB kılavuzu, gündelik akışın dışında kalan pek çok durumu ayrı başlıklarda açıklar. Tamir, bakım veya boyama gibi işlemler için başka bir işletmeye gönderilen demirbaş ve ekipman sevkiyatlarında da e-İrsaliye düzenlenir; not alanına gönderim amacı yazılır ve belgeyi malı taşıyan ya da taşıtan taraf düzenler. Numune üzerine veya tecrübe ve muayene şartıyla yapılan satışlarda da e-İrsaliye gerekir; kılavuz, irsaliye yerine geçen e-Fatura veya e-Arşiv Fatura kâğıt çıktısı düzenlenmişse ayrıca e-İrsaliye gerekmediğini belirtir.
Yurt dışındaki müşteriye yapılan sevkiyatlarda kılavuz, müşteri Türkiye'de mukim bir mükellef değilse VKN alanına on adet 2 (2222222222) yazılmasını ve belgenin GİB'in Sanal Alıcı'sına gönderilmesini öngörür. Görüntüleyicide alıcı kimliği bu şekilde görünüyorsa belge hatalı değildir.
Sevkiyat başlarken şoför, araç veya fiili sevk zamanının kesin bilinmediği durumlar için de kılavuzda açıklama bulunur; temel kural, zorunlu bilgileri içeren irsaliyenin fiili sevk başlamadan önce düzenlenmesidir. Kendi sektörünüze özgü bir durumla karşılaşıyorsanız GİB'in e-Belge sitesindeki güncel kılavuzu esas alın.
İrsaliyeyi faturayla eşleştirmek
Sevkiyatla faturanın tutarlılığı en sık denetlenen konulardan biridir. Vergi Usul Kanunu'na göre fatura, malın teslim tarihinden itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir; e-İrsaliye'deki fiili sevk tarihi bu sürenin kontrolünde iyi bir referanstır. Kısmi kabul yanıtı verilen sevkiyatlarda fatura miktarının kabul edilen miktara göre düzenlenip düzenlenmediğine bakın.
Pratik bir yöntem, aynı işleme ait e-İrsaliye ve e-Fatura XML'lerini görüntüleyicide sırayla açıp satırları Excel'e aktarmak ve miktar sütunlarını yan yana koymaktır. e-Fatura XML'inde irsaliye numarası genellikle DespatchDocumentReference öğesinde yer alır; bu alan tablo görünümünde gösterilmediği için ham XML görünümünden kontrol edilebilir.
Bu rehberdeki araçlar
Anlatılan işlemleri hemen tarayıcınızda, dosyanız sunucuya yüklenmeden yapın:
Sık sorulan sorular
Yanlış düzenlenen e-İrsaliye iptal edilebilir mi?
GİB kılavuzuna göre e-İrsaliye'nin iptali yoktur. Fiili sevkten önce hata fark edilirse alıcı irsaliyenin tamamını irsaliye yanıtıyla reddedebilir; sevkten sonra verilen red hükümsüzdür ve yeni irsaliye düzenlenir.
Görüntüleyicide şoför adı neden görünmüyor?
Görüntüleyici gönderen, alıcı, taşıyıcı firma, plaka ve fiili sevk zamanını gösterir; şoför bilgileri tabloya dökülmez. Bu alanlar XML'in içinde duruyorsa XML Görüntüleyici'de ham hâliyle okunabilir.
e-İrsaliye'nin kâğıt çıktısını saklamam gerekir mi?
Kılavuza göre uygulamaya kayıtlı mükellefler için kâğıt çıktı alma ve kâğıt nüsha saklama zorunluluğu yoktur; belge elektronik ortamda saklanır ve ibraz edilir. Kâğıt çıktının teslim-tesellüm belgesi olarak kullanıldığı durumlar ayrıca değerlendirilir.
Alıcı e-İrsaliye'ye kayıtlı değilse belge ona nasıl ulaşır?
Kılavuza göre satıcı belgeyi elektronik ortamda düzenler ve alıcıya elektronik ya da kâğıt ortamda teslim edebilir. Kayıtlı olmayan alıcıya teslim edilen kâğıt çıktı, tevsik edici belge olarak kullanılabilir.