e-SMM (Serbest Meslek Makbuzu) Nedir, Nasıl Görüntülenir?

Makbuzdaki tutarlar nasıl okunur?

Bir serbest meslek makbuzunda dört temel tutar bulunur: brüt ücret, gelir vergisi stopajı, KDV ve tahsil edilen net tutar. Stopaj, Gelir Vergisi Kanunu'nun 94. maddesinde sayılan ve vergi kesintisi yapmakla yükümlü olanlara, örneğin şirketlere, kamu idarelerine ve defter tutan işletmelere verilen hizmetlerde uygulanır; serbest meslek ödemelerinde genel oran %20'dir. Hizmeti alan kişi tevkifat yükümlüsü değilse, örneğin bireysel bir danışan ya da müvekkilse, makbuzda stopaj yer almaz.

Bir örnekle ilişkiyi görmek kolaylaşır. Bir şirkete 10.000 TL brüt ücretli danışmanlık hizmeti verildiğini ve hizmetin %20 KDV oranına tabi olduğunu varsayalım. Stopaj 10.000 × %20 = 2.000 TL, KDV 10.000 × %20 = 2.000 TL olur. Şirketin ödeyeceği tutar brüt ücretten stopajın düşülüp KDV'nin eklenmesiyle bulunur: 10.000 − 2.000 + 2.000 = 10.000 TL. Kesilen 2.000 TL stopajı şirket vergi dairesine beyan eder. Bu hesap yalnızca örnektir; KDV oranı hizmetin türüne göre, stopaj oranı da mevzuat değişiklikleriyle farklılaşabilir.

Dosya biçimi neden her makbuzda aynı değil?

e-Fatura'nın aksine e-SMM için tek bir dosya biçimi dayatılmaz. GİB'in e-Arşiv kılavuzundaki serbest meslek makbuzu standardına göre kullanılan biçim; mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika taşımaya, belge üzerinde doğrulama yapmaya, görüntülemeye, işlenebilir veri taşımaya ve kâğıt baskı almaya imkân veren, genel kabul görmüş bir biçim olmalıdır. PDF kullanılıyorsa belge PAdES standardıyla imzalanmalı ve makbuz verilerini içeren XML, PDF'e ek olarak konmalıdır.

Aynı kılavuz, makbuz alıcıya elektronik olarak iletiliyorsa mesajda belgenin nasıl görüntüleneceği, imzanın nasıl doğrulanacağı ve gerektiğinde nasıl çıktı alınacağı hakkında bilgi verilmesini; kâğıt olarak veriliyorsa çıktı üzerinde makbuzun hangi platformdan indirilebileceğinin ve hangi tarihten itibaren GİB sistemleri üzerinden sorgulanabileceğinin yazılmasını istiyor. Uygulamada makbuzlar portal ve entegratöre göre UBL-TR XML, ekli XML taşıyan PDF ya da HTML görünümüyle gelebilir. e-Müstahsil makbuzu için kılavuz genel yöntem olarak UBL-TR CreditNote biçimini gösteriyor.

e-SMM XML'ini görüntüleyiciyle açmak

e-SMM XML Görüntüleyici, kök öğesi Invoice veya CreditNote olan UBL-TR dosyalarını tarayıcıda ayrıştırır. Senaryo veya tip alanında SMM ifadesi geçen belgeleri “e-Serbest Meslek Makbuzu”, müstahsil makbuzlarını “e-Müstahsil Makbuzu” olarak etiketler. Düzenleyen ve müşteri kartlarında ad veya unvan, VKN ya da TCKN, vergi dairesi ve iletişim bilgileri; satırlarda hizmet açıklaması ve tutar; vergiler bölümünde KDV ile stopaj yer alır. Stopaj ve tevkifat satırları ayrıca işaretlenir; brüt tutar, vergiler ve ödenecek net tutar toplamlar bölümünde görünür. Sonucu PDF veya Excel olarak indirebilirsiniz.

Makbuz UBL-TR biçiminde değilse, örneğin entegratörün kendi XML şemasıyla üretilmişse, görüntüleyici dosyanın bir GİB e-Belgesi gibi görünmediğini söyler ve kök öğenin adını yazar. Bu durumda XML Görüntüleyici ile dosyanın ham yapısını inceleyebilirsiniz. Elinizde ekli XML taşıyan bir PDF varsa, PDF okuyucunuzun ekler bölümünden XML'i kaydedip yükleyin. Araç imza doğrulaması yapmaz; makbuzun GİB kaydını teyit etmek için makbuz üzerinde belirtilen sorgulama yolunu kullanın. Dosya sunucuya yüklenmez.

Makbuzu düzenleyen için pratik notlar

Makbuzu düzenlerken en sık yapılan hata alıcı türünü yanlış seçmektir. Hizmeti bir şirkete veren serbest meslek erbabının stopajı makbuzda göstermesi, bireysel bir kişiye veren meslek mensubunun ise göstermemesi gerekir; yanlış seçim hem tahsil edilen tutarı hem de karşı tarafın muhtasar beyanını etkiler. Alıcının VKN'si veya TCKN'si ile unvanının resmi kayıtlarla aynı olduğundan emin olun.

Yabancı para birimiyle düzenlenen makbuzlarda GİB'in e-Arşiv kılavuzu, 2021'de yapılan değişiklikle döviz kuru bilgisini zorunlu alan hâline getirdi. Kılavuzun 2023 sürümüyle ise GİB'e aktarılan raporlarda makbuzun görüntülenebileceği bir bağlantı bilgisinin yer alması zorunlu oldu. Portal kullanıyorsanız bu alanlar sistem tarafından yönetilir; entegratör kullanıyorsanız sağlayıcınızın güncel kılavuza uyum sağladığını teyit edin.

Makbuzu müvekkile, hastaya veya müşteriye kâğıt olarak veriyorsanız çıktıda makbuzun elektronik olarak nereden indirilebileceği ve GİB sistemleri üzerinden hangi tarihten itibaren sorgulanabileceği bilgisinin bulunması gerekir. Elektronik gönderimde ise mesajda görüntüleme ve imza doğrulama yöntemine dair bilgi verilmelidir. Arşiv için makbuzların XML'lerini ay bazında klasörlemek, görüntüleyicinin Excel çıktısıyla aylık brüt, stopaj ve KDV toplamlarını çıkarmayı kolaylaştırır.

Makbuzu alan taraf neleri kontrol etmeli?

Makbuzu bir şirket adına alıyorsanız önce alıcı bilgisinin şirketin unvanı ve VKN'siyle eşleştiğine, hizmet açıklamasının yapılan işi yansıttığına ve makbuz tarihinin ödeme tarihine uygun olduğuna bakın. Stopaj tutarının brüt ücret üzerinden doğru oranla hesaplandığını ve ödenen tutarın brüt eksi stopaj artı KDV'ye eşit olduğunu doğrulayın; kesilen stopaj beyan edileceği için bu rakamın muhasebe kaydıyla birebir aynı olması gerekir.

Bireysel bir müvekkil veya hastaysanız makbuzda stopaj bulunmaması olağandır; ödediğiniz tutar genellikle brüt ücret ile KDV'nin toplamıdır. Makbuzda hata varsa düzenleyenle iletişime geçin; e-Arşiv kılavuzunda e-SMM itirazlarının raporlanması için ayrı alanlar tanımlanmıştır ve itiraz yöntemleri arasında KEP gibi kanallar sayılır. Makbuzu üçüncü bir kişiyle paylaşacaksanız TCKN ve IBAN gibi bilgileri maskeleyin. Bu rehber vergi danışmanlığı değildir.