e-Defter ve Berat Dosyaları Nasıl Okunur?

Yükleme süreleri ve saklama

Berat dosyalarının GİB'e yüklenme süreleri 21 Mayıs 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)'nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 4) ile uzatıldı. Buna göre aylık dönemler hâlinde yükleme yapanlar, ilgili ayı takip eden dördüncü ayın 10. günü sonuna kadar; geçici vergi dönemleri hâlinde yükleme yapanlar ise ilgili döneme ait geçici vergi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10. günü sonuna kadar yükleme yapabiliyor. Hesap döneminin son dönemine ilişkin süreler ve e-Defter ile beratların ikincil kopyalarının GİB sistemlerine aktarım zamanı ayrıca düzenlenmiştir; güncel takvimi e-Defter sitesindeki duyurulardan kontrol edin.

Saklama yükümlülüğü ayrı bir konudur. Vergi Usul Kanunu defter ve belgelerin ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl, Türk Ticaret Kanunu ise tacirler için on yıl saklanmasını öngörür. e-Defter dosyalarını ve beratları bu süreler boyunca özgün hâlleriyle, değiştirmeden muhafaza etmek gerekir. Süre ve yükümlülüklerin kendi durumunuza uygulanışı için mali müşavirinize danışın.

Berat neyi gösterir, neyi göstermez?

Berat dosyası defter kayıtlarını içermez. İçinde mükellefin kimlik bilgileri, dönem, defter türü, deftere ait özet bilgiler ve elektronik imza veya mali mühür bulunur. GİB onaylı berat, ilgili defterin beratının sisteme yüklendiğini ve onaylandığını gösterir. Bu yüzden bir dönemin kayıtlarını incelemek için yevmiye veya kebir dosyasını, dönemin yüklendiğini göstermek için GIB- önekli beratı açarsınız.

Berat Görüntüleyici berat XML'ini ayrıştırarak VKN, unvan, dönem başlangıcı ve bitişi ile defter türünü okunur biçimde gösterir, dosyada imza yapısı bulunuyorsa bunu belirtir ve özet PDF üretir. İmzanın geçerliliğini doğrulamaz, beratı GİB'deki kayıtlarla karşılaştırmaz. Bir beratın gerçekten GİB tarafından onaylandığını resmi olarak teyit etmek için GİB'in e-Defter uygulamasını kullanmanız gerekir.

Yevmiye ve kebir dosyasını okumak

e-Defter Görüntüleyici .xml uzantılı dosyaları kabul eder; defteriniz .zip olarak geldiyse önce ZIP Görüntüleyici ile arşivin içindeki XML'i çıkarın. Araç dosya türünü öncelikle adındaki -Y-, -K-, -YB- ve -KB- işaretlerinden, bunlar yoksa içerikten tahmin eder. Üst bölümde VKN, unvan, dönem, yevmiye maddesi sayısı, kayıt satırı sayısı ve toplam borç ile toplam alacak görünür.

Kayıt tablosu her satır için tarih, yevmiye numarası, belge türü ve numarası, hesap kodu ve adı, borç, alacak ve açıklama sütunlarını içerir. Arama kutusuyla hesap kodu, belge numarası veya açıklamada geçen bir ifadeyi bulabilirsiniz. Performans için tabloda ilk 2.000 kayıt satırı listelenir; borç ve alacak toplamları ise dosyadaki tüm satırlar üzerinden hesaplanır. Excel çıktısı özet bilgileri ve tabloda listelenen satırları içerir; özet PDF de alınabilir. Çok büyük dosyalarda sınırı tarayıcının belleği belirler, dosya sunucuya yüklenmez.

XBRL-GL dosyasının içine kısa bir bakış

XBRL Global Ledger, muhasebe kayıtlarını ağaç yapısında tutar. Dosyanın başında mükellefin kimlik bilgilerini taşıyan entityInformation bölümü ve dönemi gösteren periodCoveredStart ile periodCoveredEnd alanları bulunur. Her yevmiye maddesi bir entryHeader öğesidir; maddenin numarası, kayıt tarihi ve açıklaması burada durur. Maddenin her satırı ise entryDetail öğesidir ve içinde hesap bilgisi, tutar, borç ya da alacak olduğunu belirten debitCreditCode alanı, belge türü ve belge numarası yer alır.

Bu yapıyı bilmek, görüntüleyicinin gösterdiği tabloyu ham dosyayla karşılaştırmak gerektiğinde işe yarar. Örneğin bir kaydın hesap kodu tabloda boş görünüyorsa dosyayı XML Görüntüleyici'de açıp ilgili entryDetail altındaki account bölümüne bakabilirsiniz. Bir satırın borç mu alacak mı olduğunu tutarın işareti değil debitCreditCode alanı belirler; görüntüleyici tutarın mutlak değerini bu alana göre borç ya da alacak sütununa yerleştirir.

Denetim veya inceleme sırasında dosya paylaşırken dönemin tamamını eksiksiz iletmek gerekir: tüm defter parçaları, mükellef beratları ve GIB- önekli onaylı beratlar birlikte. Dosyaların adlarını değiştirmeyin ve içeriklerini açıp kaydetmeyin; imzalı bir XML'de tek karakterlik değişiklik bile imzayı geçersiz kılar.

Sık karşılaşılan durumlar

Araç borç ve alacak toplamları eşit değilse bir uyarı gösterir. Bu her zaman hata anlamına gelmez: defter birden fazla parçaya bölündüğünde tek bir parçanın toplamları dengede olmayabilir. Aynı döneme ait tüm parçaları ayrı ayrı açıp toplamları birlikte değerlendirin. Uyarı tek parçalı bir dosyada görünüyorsa tutar alanlarının farklı bir yapıda yazılmış olması ihtimalini yazılım sağlayıcınızla birlikte inceleyin.

Hesap adı sütununda araç önce ana hesap bilgisini gösterir; ana hesap alanı doluysa alt hesap kodu ve adı ayrıca listelenmez. Alt hesap ayrıntısına ihtiyacınız varsa dosyayı XML Görüntüleyici'de açabilirsiniz. Yanlışlıkla e-Fatura gibi başka bir XML yüklerseniz araç dosyanın XBRL-GL belgesi gibi görünmediğini söyler. Kebir beratı yüklediğinizde kayıt tablosunun boş olması da olağandır, çünkü beratta kayıt bulunmaz.