Belirleyici soru: alıcı e-Fatura'ya kayıtlı mı?
509 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre satıcı ve alıcının her ikisi de e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıysa aralarında düzenlenen faturaların tamamı e-Fatura olmak zorundadır. Alıcı kayıtlı değilse, yani bir nihai tüketici ya da e-Fatura'ya geçmemiş bir işletmeyse, fatura e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir. Kısacası tür, satıcının tercihine değil alıcının durumuna göre belirlenir.
Karşı tarafın kayıtlı olup olmadığını fatura kesmeden önce kontrol etmek gerekir. GİB'in e-Belge sitesinde kayıtlı kullanıcı listesi yayımlanır; özel entegratör ve muhasebe yazılımları da bu listeyi sorgulayarak alıcının e-Fatura posta kutusu olup olmadığını gösterir. Alıcı kayıtlı olduğu hâlde ona e-Arşiv fatura kesilmesi, düzeltilmesi gereken bir hatadır.
İletim, yanıt ve itiraz farkları
e-Fatura, satıcının sisteminden GİB üzerinden alıcının e-Fatura posta kutusuna iletilir. Senaryo alanı burada önem kazanır: TEMELFATURA senaryosunda fatura alıcıya ulaştığında kabul edilmiş sayılır ve sistem üzerinden red yanıtı verilemez; TICARIFATURA senaryosunda alıcı yaygın uygulamaya göre sekiz gün içinde kabul veya red yanıtı gönderebilir.
e-Arşiv Fatura ise alıcıya GİB'in posta kutusu sisteminden geçmeden, elektronik ortamda (genellikle e-posta) veya kâğıt çıktı olarak teslim edilir. GİB'in e-Arşiv kılavuzuna göre UBL-TR biçimindeki e-Arşiv faturada ProfileID alanı EARSIVFATURA olarak yazılır; PDF gibi başka bir biçim kullanılıyorsa faturanın UBL-TR verisi PDF'e ek olarak konur. Portal dışındaki yöntemlerle e-Arşiv'e dahil olan mükellefler ve entegratörler düzenlenen belgelere ilişkin raporları GİB sistemine aktarır. Kılavuzda e-Arşiv faturalara itirazın bildirilmesi için ayrı rapor alanları da tanımlanmıştır ve itiraz yöntemi olarak KEP gibi kanallar sayılır; hangi yolu kullanacağınızı güncel kılavuzdan teyit edin.
Kimler hangi sistemi kullanmak zorunda?
e-Fatura'ya geçiş zorunluluğu esas olarak hasılat eşiğine bağlıdır. 509 sıra no.lu Tebliğ'deki düzenlemeye göre 2023 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler eşiği aştıkları yılı izleyen yılın 1 Temmuz tarihine kadar e-Fatura'ya geçmek zorundadır; elektronik ticaret faaliyeti yürütenler için daha düşük bir eşik uygulanır. Eşikler tebliğ değişiklikleriyle güncellenebildiği için kendi durumunuzu GİB duyurularından ve mali müşavirinizden teyit edin.
e-Arşiv tarafında 2026 yılı önemli bir değişiklik getirdi. 31 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 589 sıra no.lu VUK Genel Tebliği ile düzenlenen hâline göre e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin faturaları 1 Ocak 2026'dan itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak, GİB'in e-Belge düzenleme portali veya izinli özel entegratörler aracılığıyla düzenlenmek zorundadır. Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bu tarih 1 Ocak 2027'ye ertelendi; bu mükellefler 31 Aralık 2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşmayan faturaları kâğıt olarak düzenleyebilir. Kâğıt düzenlenmesi gereken durumlarda matbu fatura düzenlenmesi veya alınması hâlinde Tebliğ, Kanun'un 353. maddesindeki cezai hükmün her bir fatura için uygulanacağını belirtiyor. Tebliğ'deki istisnai durumlar ayrıca saklıdır.
XML dosyasında iki türü ayırt etmek
İki belgenin XML yapısı neredeyse aynıdır: kök öğe her ikisinde de Invoice'tur, taraflar, satırlar, vergiler ve toplamlar aynı öğelerde durur. Farkı gösteren alan ProfileID'dir. Değer EARSIVFATURA ise belge e-Arşiv, TEMELFATURA veya TICARIFATURA gibi bir senaryo değeri ise e-Fatura'dır. InvoiceTypeCode alanı ise tür sorusuna değil faturanın tipine, örneğin satış, iade veya tevkifat olduğuna cevap verir.
e-Arşiv ve e-Fatura XML Görüntüleyici sayfaları aynı ayrıştırıcıyı kullanır ve ProfileID'ye bakarak belgeyi “e-Arşiv Fatura” veya “e-Fatura” olarak etiketler; hangisine yüklediğinizin sonuca etkisi yoktur. e-Arşiv faturanız size yalnızca PDF olarak geldiyse ve kılavuzdaki gibi PDF'e ek olarak UBL-TR XML konmuşsa, PDF okuyucunuzun ekler bölümünden XML'i kaydedip görüntüleyiciye yükleyebilirsiniz. Tüm PDF okuyucular ekleri göstermez; göstermiyorsa faturayı düzenleyenden XML'i ayrıca isteyin.
2026'da kâğıt fatura ile karşılaşırsanız
589 sıra no.lu Tebliğ ile güncellenen düzenlemeye göre basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükellefler dışında kalan satıcıların 1 Ocak 2026'dan itibaren fatura düzenlemesi gereken durumlarda, Tebliğ'deki istisnalar hariç, matbu fatura yerine e-Arşiv Fatura düzenlemesi gerekiyor. Tebliğ metni bu kurala uyulmadığında cezai hükmün yalnızca faturayı düzenleyene değil, nihai tüketici dışındaki vergi mükellefiyeti bulunan alıcıya da her bir kâğıt fatura için ayrı ayrı uygulanacağını belirtiyor.
Bu nedenle bir işletme olarak kâğıt fatura aldığınızda satıcının hangi gruba girdiğini sormak mantıklıdır. Satıcı basit usul veya işletme hesabı esasına tabiyse ve fatura vergiler dahil 3.000 TL'yi aşmıyorsa 2026 yılı içinde kâğıt fatura düzenlenebilir. Diğer durumlarda faturanın e-Arşiv olarak yeniden düzenlenmesini talep etmek ve kaydı nasıl yapacağınızı mali müşavirinize danışmak, olası bir cezai sonuçla karşılaşmaktan daha az maliyetlidir.
Nihai tüketici olarak aldığınız e-Arşiv faturaların size çoğunlukla e-posta ile ya da satıcının internet sitesindeki hesabınız üzerinden ulaştığını göreceksiniz. İade veya garanti işlemleri için bu faturanın XML'ini ya da PDF'ini saklamak yeterlidir; görüntüleyici XML'i okunur tabloya çevirerek fatura numarası, tarih ve tutarı hızlıca bulmanıza yardım eder.
Muhasebe tarafında pratik farklar
e-Fatura alıcının posta kutusuna düştüğü için kayıt süreci otomatikleştirilebilir; e-Arşiv faturalar ise e-posta ekleri, portal indirmeleri ve bazen kâğıt çıktılar arasında dağınık gelir. Ay sonu kontrolünde e-Arşiv faturaların XML'lerini tek klasörde toplamak, görüntüleyicinin Excel çıktısıyla satır ve vergi tutarlarını listeye dökmek eksik belgeyi fark etmeyi kolaylaştırır.
Faturayı bir üçüncü tarafla paylaşmadan önce alıcının TCKN'si, telefonu ve e-postası gibi verileri maskelemek iyi bir uygulamadır. Maskelenen kopyanın imzası geçersiz hâle gelir; özgün dosyayı değiştirmeden saklayın. Bu rehber vergi danışmanlığı değildir; somut durumunuz için mali müşavirinize başvurun.
Bu rehberdeki araçlar
Anlatılan işlemleri hemen tarayıcınızda, dosyanız sunucuya yüklenmeden yapın:
Sık sorulan sorular
Karşı taraf e-Fatura mükellefi ama bana e-Arşiv fatura kesmiş. Ne yapmalıyım?
509 sıra no.lu Tebliğ'e göre iki taraf da e-Fatura'ya kayıtlıysa aralarındaki faturalar e-Fatura olmalıdır. Satıcıyla iletişime geçip düzeltme yolunu konuşun ve kaydı nasıl yapacağınızı mali müşavirinize danışın.
Alıcının e-Fatura'ya kayıtlı olup olmadığını nereden öğrenirim?
GİB'in e-Belge sitesinde yayımlanan kayıtlı kullanıcı listesinden veya kullandığınız entegratör ya da muhasebe yazılımının mükellef sorgulama özelliğinden kontrol edebilirsiniz.
Basit usul mükellefi olarak 2026'da kâğıt fatura kesebilir miyim?
589 sıra no.lu Tebliğ ile yapılan değişikliğe göre basit usul ve işletme hesabı mükellefleri 31 Aralık 2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşmayan faturaları kâğıt düzenleyebilir; aşanlar e-Arşiv olarak düzenlenir. 1 Ocak 2027'den itibaren tutar sınırı kalkar.
e-Arşiv ve e-Fatura için ayrı görüntüleyici mi gerekiyor?
Hayır. İki sayfa da aynı UBL-TR ayrıştırıcısını kullanır ve belge türünü ProfileID alanından kendisi belirler.