KEP Adresi Nasıl Alınır? Sağlayıcılar, Belgeler ve Maliyet

KEP adresi, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'nun (BTK) yetkilendirdiği bir kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcısına (KEPHS) başvurup kimliğinizi tespit ettirerek ve sözleşme imzalayarak alınır. Gmail ya da şirket e-postanız KEP yerine geçmez; KEP kapalı bir sistemdir ve yalnızca başka KEP adresleriyle yazışır. Hangi sağlayıcıyı seçeceğiniz, bireysel mi kurumsal mı başvuracağınız ve elinizde e-imza olup olmadığı, sürecin ne kadar süreceğini belirler.

KEP ne işe yarar, zorunlu mu?

BTK'nın tanımıyla KEP, elektronik iletilerin gönderimi ve teslimatı dâhil kullanımına ilişkin hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir. Sıradan e-postadan farkı, iletinin kimden çıktığını, alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ulaştığını, okunup okunmadığını gösteren delil kayıtları üretmesidir. KEP Yönetmeliği'nin 15. maddesine göre bu kayıtlar ve KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır.

Sistemin kanuni dayanağı 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'dur. Kanunun 18. maddesinin üçüncü fıkrasına göre tacirler arasında diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe veya sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP ile yapılır. Ayrıntılar, 25 Ağustos 2011 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan ve 13 Aralık 2022'de değiştirilen Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'te düzenlenir.

Genel bir kullanma zorunluluğu yoktur. BTK bunu açıkça söyler, ama bir not ekler: 2020 tarihli Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında kamu kurumları KEP ile gelen resmî yazışmaları kabul edecek altyapıyı kurmak zorundadır ve bu kurumlar muhataplarına KEP adresi kullanma zorunluluğu getirebilir. Yani sizi KEP almaya iten şey çoğu zaman bir kurumun ya da iş ortağının talebi olur.

Yetkili sağlayıcılar: BTK listesi

BTK, KEP hesabının yalnızca listesinde yer alan sağlayıcılardan alınabileceğini belirtir. Kurumun sayfasında (son güncelleme 14 Mayıs 2025) faaliyetini sürdüren sağlayıcılar şunlardır:

Aynı listede faaliyetine son vermiş iki sağlayıcı da görünür: INTERTECH (hs04, 12.08.2023 itibarıyla) ve Mikro Yazılımevi (hs08, 28.04.2022 itibarıyla). Başvurudan önce listeyi BTK'nın sayfasından yeniden kontrol edin; bir sağlayıcının faaliyeti sona erdiğinde hesapların devri Yönetmelikte ayrıca düzenlenir.

Bireysel başvuru

Yönetmeliğin 9. maddesine göre sağlayıcı, gerçek kişinin kimliğini T.C. kimlik kartı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı resmî belgelerle, güvenli elektronik imzayla ya da Kimlik Doğrulama Yönetmeliği'ne uygun uzaktan kimlik doğrulamayla tespit eder. Uzaktan doğrulama seçeneği 2022 değişikliğiyle eklendi; her sağlayıcının bu yolu sunup sunmadığını kendi sayfasından kontrol edin.

PTT'nin süreci somut bir örnek verir. Elektronik veya mobil imzanız varsa "Online Kayıt" bölümünden kredi kartıyla ödeme yaparak hesabı internetten açabilirsiniz. İmzanız yoksa önce online ön başvuru yapar, aldığınız ön başvuru numarası ve fotoğraflı kimliğinizle PTT müdürlüğüne gidip sözleşmeyi orada imzalarsınız.

Bir ayrıntı gereksiz masrafı önler: BTK'ya göre KEP'ten ileti göndermek için elektronik imza gerekir, yalnızca ileti alacak kullanıcılar için gerekmez. Yönetmeliğin 10. maddesi de sadece alma amacıyla açılan hesapta onayın ıslak imzayla alınabileceğini söyler. Size yalnızca bir kurumdan bildirim gelecekse e-imza almadan başlayabilirsiniz.

Şirket ve diğer tüzel kişi başvurusu

Tüzel kişilerin kimliği MERSİS numarası üzerinden tespit edilir ve başvuruda hesabı kullanacak işlem yetkilileri bildirilir. PTT'nin istediği belgeler sağlayıcılar arasındaki farkı anlamak için iyi bir kontrol listesidir:

• MERSİS kaydı olan şirketler: Ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı, noter onaylı imza sirküleri, başvuranın kimliği, başvuran kanuni temsilci değilse şirket kaşeli yetkilendirme belgesi ve online ön başvuru numarası.
• MERSİS veya DETSİS numarası olmayan tüzel kişiler (vakıf, dernek gibi): Tüzel kişinin türünü gösteren belge (vakıf senedi, tüzük, ana sözleşme), yetkilinin imzaladığı KEP hesabı talep yazısı, noter onaylı imza sirküleri, e-Vergi Levhası çıktısı, başvuranın kimliği ve ön başvuru numarası.
• Kamu kurumları: DETSİS numarasını içeren, üst düzey yetkilinin imzaladığı resmî yazı ve başvuruyu yapan personelin kimliği.

PTT, imza sirkülerinin aslını görüp fotokopisini aldıktan sonra geri verdiğini belirtir. Diğer sağlayıcıların belge listesi ve uzaktan başvuru imkânı farklı olabilir. BTK, tüzel kişilerin KEP rehberinde yer almasının zorunlu, bireysel kullanıcılar için isteğe bağlı olduğunu da not eder.

Maliyet: neye bakmalı?

Resmî bir tarife yok. BTK'nın cevabı kısadır: KEP hesabı maliyetleri sağlayıcılar arasında farklılık gösterebilir ve fiyat listeleri sağlayıcıların internet sayfalarında duyurulur. Bu yazıda rakam vermiyoruz, çünkü fiyatlar sık değişir ve kampanyalarla farklılaşır. Teklifleri karşılaştırırken şu soruları sorun:

1. Hesap ücreti yıllık mı, çok yıllık mı? Yenilemede fiyat değişiyor mu?
2. Pakete kaç ileti gönderimi dâhil? Aşımda ileti başına ücret var mı?
3. Saklama alanı ne kadar ve ek alan nasıl ücretlendiriliyor?
4. İleti göndermek için gereken e-imza veya mobil imza pakete dâhil mi, ayrıca mı alınacak?
5. Muhasebe ya da belge yönetim yazılımınızla entegrasyon ek ücretli mi?

Hesabı kullanırken bilinmesi gerekenler

• Devir yok: KEP hesapları aktarılamaz ve devredilemez. Gerçek kişi hesabını yalnızca kendisi kullanır; tüzel kişiler işlem yetkilisi tanımlar.
• Birden fazla hesap mümkün: Aynı veya farklı sağlayıcılardan birden çok hesap açılabilir.
• Erişmemek sonucu değiştirmez: Yönetmeliğin 12. maddesine göre mücbir sebep dışında hesaba erişilmezse, o iş günü gelen ileti ertesi iş günü hesap sahibine ulaşmış ve okunmuş kabul edilir.
• Kapatma: Kapatılan hesaptan ileti gönderilemez ve alınamaz, ancak hesap en az üç ay erişime açık tutulur ve başkasına tahsis edilmez.
• Saklama: Sağlayıcı, KEP sistemine ilişkin kayıtları en az yirmi yıl saklamakla yükümlüdür. Yine de kendi dosyanız için önemli iletileri indirip arşivleyin.

KEP iletilerini dışa aktardığınızda dosya sıklıkla .eml biçiminde iner; sağlayıcıya göre farklı paketler de görülebilir. KEP EML görüntüleyici gönderen, alıcı, tarih bilgilerini ve ekleri tarayıcıda gösterir; okunur bir kopya için EML PDF çevirici kullanılabilir. Görüntüleyici iletinin içeriğini gösterir, KEP delilinin geçerliliğine karar vermez. KEP'in temel kavramları KEP nedir rehberinde özetleniyor.

KEP ile e-Tebligat (UETS) aynı şey değil

En yaygın karışıklık budur. Mahkeme, icra dairesi veya kamu kurumundan gelen elektronik tebligat KEP'e değil, PTT'nin işlettiği Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi'ne (UETS) gelir. PTT, 1 Ocak 2019'da UETS devreye girdikten sonra KEP üzerinden tebligat hizmetinin kaldırıldığını, KEP adreslerinin e-tebligat için kullanılmadığını ve UETS'den KEP iletisi gönderilmediğini açıkça yazar.

Tebligat Kanunu'nun 7/a maddesi avukatlar, özel hukuk tüzel kişileri, noterler, arabulucular ve bilirkişiler için elektronik tebligatı zorunlu kılar; bu kişilerin UETS adresleri bağlı oldukları kurum veya birliğin bildirimiyle PTT tarafından oluşturulur. Bir şirketin hem KEP hem UETS adresi olması olağandır; biri ticari ihtar ve yazışma, diğeri resmî tebligat içindir. Beşinci gün kuralını e-tebligat ne zaman tebliğ edilmiş sayılır yazısında ayrıntılı anlattık.