Avukatlar İçin UDF Arşivleme: Klasör, Adlandırma ve Yedek

Bir büronun UDF arşivi genellikle aynı şekilde bozulur: UYAP'tan inen dosyalar indirme klasöründe birikir, adları anlamsızdır, bir kısmı e-postayla müvekkile PDF olarak gider ve altı ay sonra hangi kararın hangi dosyaya ait olduğunu bulmak yarım saat sürer. Aşağıdaki düzen tek avukatlık bir büroda da, onlarca dosya takip eden bir ekipte de işler. Tek şartı, kuralların baştan yazılıp herkesin aynı şekilde uygulamasıdır.

Temel ilke: asıl UDF kalır, PDF yanına eklenir

UDF'yi PDF'e çevirip aslını silmek en sık yapılan ve geri dönüşü olmayan hatadır. Mahkemenin güvenli elektronik imzayla oluşturduğu UDF, 6100 sayılı HMK'nın 205. maddesine göre senet hükmündedir ve imza bilgisi yalnızca o dosyanın içinde yaşar. Tarayıcıda ya da başka bir araçla üretilen PDF kopya metni okunur kılar, imzayı taşımaz. Bu yüzden arşivde her evrak için iki katman tutun: dokunulmayan asıl UDF ve günlük kullanım için okunur PDF.

İmzanın ne anlama geldiğini ve nasıl kontrol edildiğini e-imzalı UDF belgesi yazısında ayrıntılı anlattık.

Klasör yapısı: dosya bazlı, sabit alt klasörler

Arşivi müvekkil ve dosya üzerine kurun, tarih ya da evrak türü üzerine değil. Evrak türleri her dosyada aynı numaralı alt klasörlerde durursa, ekipten biri başka birinin dosyasını açtığında aradığını aynı yerde bulur. Örnek bir yapı:

Muvekkil-Soyad-Ad/
  2026-123_Istanbul-5-Asliye-Hukuk/
    01-dilekceler/
    02-tutanak-ara-karar/
    03-kararlar/
    04-tebligat-ve-delil-kayitlari/
    05-bilirkisi-raporlari/
    06-deliller-ve-ekler/
    90-pdf-okuma-kopyalari/
    99-yazismalar/

Esas numarasındaki eğik çizgiyi kısa çizgiye çevirin. Windows dosya adlarında / karakterine izin vermez; macOS'ta ise Finder'da görünen eğik çizgi komut satırında iki nokta üst üste olarak saklanır ve yedekleme araçlarında karışıklık yaratır. Aynı müvekkilin birden fazla dosyası varsa her dosya kendi klasörünü alır; icra takibi ile ona bağlı davayı aynı klasöre koymayın.

Adlandırma: tarih önde, tür ortada, kısa açıklama sonda

Önerdiğimiz kalıp şudur:

YYYY-AA-GG_evrak-turu_kisa-aciklama.udf
2026-09-14_ara-karar_bilirkisi-atanmasi.udf
2026-09-14_ara-karar_bilirkisi-atanmasi.pdf

• Tarih ISO biçiminde önde: Yıl-ay-gün sırası, dosya gezgininin ada göre sıralamasını kronolojik sıraya çevirir. 14.09.2026 biçimi alfabetik sıralamada karışır.
• Evrak tarihi mi, indirme tarihi mi? Evrakın üzerindeki tarihi kullanın. Tebligatlarda ise UETS delil kaydındaki tebliğ tarihini ayrıca not edin.
• Türkçe karakter: Klasör ve dosya adlarında ç, ğ, ı, ö, ş, ü kullanmamak ZIP arşivleri ve eski yedekleme yazılımlarında bozulma riskini azaltır. Bu bir zorunluluk değil, deneyimle gelen bir tercih; büro içinde hangisini seçerseniz tutarlı olun.
• Boşluk yerine kısa çizgi ve alt çizgi: Alt çizgi alanları, kısa çizgi sözcükleri ayırır. Böylece bir dosya adı hem okunur hem de betiklerle kolayca ayrıştırılır.
• UDF ve PDF aynı adı taşır: Yalnızca uzantı değişir. Bir PDF'in aslını aramak saniyeler sürer.

UDF'yi PDF'e çevirmek: hangi araç, hangi durumda?

UYAP Doküman Editörü

Adalet Bakanlığı'nın editör yardım sayfasına göre editör belgeleri .udf dışında .pdf, .doc, .odt, .rtf, .tif ve .jpg gibi biçimlerde kaydedebilir ve toplu format dönüştürmeyi destekler. Tablo, resim ve karmaşık sayfa düzeni içeren belgelerde görünümü en iyi koruyan yol genellikle belgeyi üreten programın kendisidir.

Tarayıcıda tek dosya veya toplu dönüşüm

Editörün kurulu olmadığı bir bilgisayarda ya da yalnızca metni okunur bir kopyaya dönüştürmek istediğinizde UDF PDF çevirici tek dosyayla çalışır. Bir dosyanın tüm evrakını birden çevirmek için toplu UDF PDF çevirici tek seferde en fazla 50 dosyayı (dosya başına 20 MB, toplam 100 MB) işler ve çıktıları tek ZIP olarak indirir. Bir dosyanın hatası diğerlerini durdurmaz; başarısız olanlar ayrı listelenir. Dosyalar sunucuya yüklenmez, dönüşüm cihazınızda yapılır; sayfada analiz ve reklam betiklerinin çalıştığını gizlilik sayfasında belirtiyoruz.

PDF/A gerekir mi?

PDF/A, uzun süreli saklama için tanımlanmış ISO 19005 standardıdır. Amaç, belgenin görsel görünümünün onu oluşturan ya da açan yazılımdan bağımsız olarak yıllar sonra da aynı kalmasıdır. Standart dört bölümden oluşur: PDF 1.4 tabanlı PDF/A-1, PDF 1.7 tabanlı PDF/A-2 ve gömülü dosyalara izin veren PDF/A-3, PDF 2.0 tabanlı PDF/A-4. Yazı tiplerinin dosyaya gömülmesi zorunludur, dış kaynaklara bağımlılık yasaktır.

Büronuzun veya müvekkil kurumun arşiv politikası PDF/A istiyorsa okuma kopyalarını PDF/A üretebilen bir yazılımla oluşturun ve çıktıyı bir PDF/A doğrulayıcıyla kontrol edin. Uzantının .pdf olması ya da programın "arşiv" seçeneği sunması tek başına uygunluk göstermez. PDF/A'ya çevrilmiş kopya da imzasızdır. Asıl delil yine UDF'dir.

Tebligat ve KEP kayıtlarını da arşive alın

Elektronik tebligatlar sonsuza kadar UETS hesabında durmaz. PTT her kullanıcıya 100 MB ücretsiz alan verir; alan dolduğunda tebliğ edilmiş sayıldığı tarihten itibaren altı ayı dolduran tebligatlar eskiden yeniye doğru silinebilir. Tebligatı, eklerini ve delil kaydının görüntüsünü 04-tebligat-ve-delil-kayitlari klasörüne indirin. İndirdiğiniz .eml dosyaları e-Tebligat EML açma aracıyla okunabilir. Tebliğ tarihinin nasıl hesaplandığını e-tebligat ne zaman tebliğ edilmiş sayılır yazısında anlattık.

Yedekleme: tek kopya yedek değildir

Yaygın bir çalışma kuralı "3-2-1" olarak bilinir: verinin toplam üç kopyası, iki farklı ortamda, bunlardan biri büro dışında. Bir avukatlık bürosu için bu, örneğin çalışma bilgisayarındaki arşiv, büroda şifreli bir harici disk veya ağ depolama cihazı ve şifreli bir bulut ya da büro dışında saklanan ikinci disk demektir.

1. Şifreleyin: Harici disk kaybolduğunda müvekkil sırları da kaybolur. İşletim sisteminin disk şifrelemesini (BitLocker, FileVault gibi) açın.
2. Otomatikleştirin: Elle alınan yedek unutulur. Haftalık değil günlük, zamanlanmış yedek kurun.
3. Sürüm tutun: Fidye yazılımı dosyaları şifrelediğinde anlık eşitleme yapan bir klasör, şifreli dosyaları da yedeğe kopyalar. Eski sürümlere dönebilen bir yedek seçin.
4. Geri yüklemeyi deneyin: Üç ayda bir rastgele bir dosyayı yedekten geri yükleyip açın. Denenmemiş yedek, çalışıp çalışmadığı bilinmeyen yedektir.

KVKK ve meslek sırrı

Dava dosyaları kimlik numarası, adres, sağlık ve ceza bilgisi gibi özel nitelikli veriler içerir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 22 Nisan 2020 tarihli ve 2020/315 sayılı kararıyla 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatlar VERBİS'e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur. Bu istisna yalnızca sicile kayıtla ilgilidir. 6698 sayılı Kanunun 12. maddesi veri sorumlusuna kişisel verilere hukuka aykırı erişimi önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri alma yükümlülüğünü ayrıca yükler. Avukatlık Kanunu'nun 36. maddesi de avukatın görevi dolayısıyla öğrendiklerini açığa vurmasını yasaklar.

• Erişim: Arşiv klasörüne yalnızca o dosyada çalışan kişilerin erişmesini sağlayın. Stajyer ve sekreter hesaplarını ayrı tutun.
• Bulut: Sunucuları yurt dışında olan bir bulut hizmeti, KVKK'nın yurt dışına aktarımı düzenleyen 9. maddesini gündeme getirebilir. Hizmeti seçmeden önce veri konumunu ve sözleşme koşullarını inceleyin.
• Paylaşım: Müvekkile ya da danışmana giden kopyada gerekmeyen kişisel verileri gizleyin. UDF metin maskeleme ve PDF kişisel veri maskeleme araçları bu iş için kullanılabilir. Maskelenmiş kopya paylaşım içindir; asıl evrakı değiştirmez.
• İmha: KVKK'nın 7. maddesi, işlenmesini gerektiren sebep ortadan kalktığında verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini öngörür. Dosyanın ne kadar süre saklanacağını zamanaşımı ve meslek kuralları çerçevesinde büro olarak yazılı bir politikayla belirleyin; yedeklerdeki kopyaları da bu politikaya dâhil edin.

Kurumun duyurusuna göre KVKK ile Türkiye Barolar Birliği iş birliğinde hazırlanan "Avukatların Mesleki Faaliyetlerinde Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Uygulama Rehberi" 22 Eylül 2026'da tanıtılacak. Rehber yayımlandığında arşiv politikanızı onunla karşılaştırmanızı öneririz. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; büronuza özgü saklama süreleri için baronuzdan ve bir veri koruma uzmanından görüş alın.