UYAP'a Hangi Dosyalar Yüklenebilir? Format ve Tarama Rehberi

UYAP'a gönderilen asıl belge, yani dilekçe, UYAP Doküman Editörü'nde hazırlanıp elektronik imzayla imzalanan bir UDF dosyasıdır. Dilekçeye eklenen belgeler için kabul edilen uzantılar ve dosya boyutu sınırları ise işlem yaptığınız ekranda karşınıza çıkar. Bu yazıyı hazırlarken Adalet Bakanlığı'nın Vatandaş, Avukat ve diğer portallar için geçerli, güncel format ve boyut sınırlarını tek bir resmî duyuruda topladığını bulamadık. Bu yüzden aşağıda resmî kaynaklarda yazanları, yazmayanlardan açıkça ayırıyoruz.

Resmî kaynaklarda ne yazıyor?

Dilekçe: UDF ve e-imza

UYAP Avukat Portal'ın sıkça sorulan sorularında süreç şöyle anlatılır: mahkemeye gönderilecek evrak UYAP Editör'de hazırlanıp kaydedilir, araçlar menüsünden imzalanır; ardından dosya sorgulama ekranında ilgili birim seçilir, evrak gönderme düğmesiyle dosya seçilir, açıklama yazılır, evrak türü belirlenir ve gönderilir. Portal, evrakın onay için ilgili birimin kalemine iş emri numarasıyla iletildiğini bildirir. Kalem onayladıktan sonra evrak dosyada görünür.

Vatandaş Portal için de temel şart aynıdır. Portalın destek belgesine göre e-Devlet şifresiyle giriş yapan kullanıcı dosyasını ve evrakını görebilir, ancak dava açma ve evrak gönderme işlemlerini e-imza ile giriş yapmadan gerçekleştiremez.

UYAP Editör'ün tanıdığı biçimler

Adalet Bakanlığı'nın editör yardım sayfası, editörün dosyaları varsayılan olarak .udf biçiminde kaydettiğini ve belgeleri .usf, .doc, .pdf, .odt, .rtf, .tif ve .jpg gibi biçimlere dönüştürebildiğini belirtir. Bakanlığın UYAP eğitim dokümanında ise editörün belgeye jpeg, gif, bmp, png ve tiff biçimlerinde resim eklenebildiği yazılır. Bir fotoğrafı ya da taranmış sayfayı dilekçenin içine koymak istiyorsanız bu listedeki biçimlerden biriyle çalışmak gerekir.

UYAP'tan inen resim evrak

Avukat Portal SSS'si, UYAP'tan indirilen resim formatındaki evrakları TIF, JPG ve BMP olarak anar. Bu da sistemde taranmış belgelerin uzun süredir resim biçiminde dolaştığını gösterir.

Resmî olarak yayımlanmamış olanlar

Ek dosya başına boyut sınırı, bir dilekçeye eklenebilecek ek sayısı ve kabul edilen uzantıların tam listesi, incelediğimiz resmî UYAP sayfalarında ve SSS belgelerinde yer almıyor. İnternette avukatların paylaştığı çeşitli rakamlar dolaşıyor; bunları doğrulayamadığımız için burada tekrar etmiyoruz. Sınırlar portal güncellemeleriyle değişebilir ve Anayasa Mahkemesi bireysel başvurusu gibi farklı ekranlarda farklı kurallar uygulanabilir.

Göndermeden önce dosyaları hazırlamak

Resmî liste eksik olsa da iki şey kesindir: dilekçe UDF olacak ve ekler hem sistemin hem hâkimin rahatça açabileceği yaygın biçimlerde olmalı. Aşağıdaki tablo bu çerçevede pratik bir hazırlık önerisidir, resmî bir kural değildir.

Dönüşüm için araç seçerken dosyanın nereye gittiğine bakın. Dava ekleri çoğu zaman kişisel veri taşır. HEIC görüntüleyici iPhone fotoğrafını tarayıcıda JPEG'e çevirir; EML PDF çevirici e-posta iletisini başlık bilgileriyle birlikte PDF yapar. Karşı taraftan gelen bir UDF'nin içeriğine yalnızca bakmanız gerekiyorsa UDF görüntüleyici yeterlidir. Bu araçlarda dosya sunucuya yüklenmez.

Dilekçeyi hangi cihazda hazırlayabilirsiniz?

UDF üretmenin resmî yolu editördür ve Adalet Bakanlığı artık yalnızca Windows sürümü dağıtmıyor. uyap.gov.tr üzerindeki indirme sayfasında Windows kurulum paketleri, Intel ve Apple Silicon işlemcili Mac'ler için ayrı sürümler, Pardus ve Debian tabanlı Linux paketi ile Android ve iOS uygulamaları listeleniyor. Güncel Mac paketleri için ayrı Java kurulumu gerekmediği, eski macOS sürümlerine yönelik paketin ise Java istediği belirtiliyor. E-imza ile imzalamak için ayrıca sertifika sağlayıcınızın kart okuyucu sürücüsü kurulu olmalıdır.

Pratik bir uyarı: dilekçeyi Word'de yazıp içeriği editöre yapıştırdığınızda tablo, dipnot ve numaralı listeler kayabilir. İmzalamadan önce editördeki son hâli baştan sona okuyun. İmzadan sonra yapılan her değişiklik yeniden imza gerektirir.

Dosya büyükse ne yapmalı?

Yükleme ekranı bir boyut uyarısı verirse içeriği bozmadan küçültmenin birkaç yolu vardır. Taramayı daha düşük çözünürlükte ya da renkli yerine gri tonlamada yenilemek çoğu zaman en etkili yöntemdir. Telefonla çekilmiş fotoğraflar genellikle gereğinden büyük çözünürlüktedir; JPEG'e çevirirken boyutu küçültmek okunurluğu etkilemeden dosyayı hafifletir. Yüzlerce sayfalık bir eki mantıklı parçalara bölüp "Ek-4/1", "Ek-4/2" gibi numaralandırmak da bir seçenektir; bu durumda dilekçedeki ek listesini buna göre düzenleyin.

Tarama yaparken dikkat edilecekler

UYAP için resmî bir tarama çözünürlüğü tespit edemedik. Aşağıdakiler belge taramada yaygın kabul gören pratiklerdir ve hem okunurluğu hem dosya boyutunu dengede tutmayı hedefler.

1. Çözünürlük: Düz metin belgeler için 200 ile 300 dpi arası çoğu durumda yeterlidir. Küçük puntolu dipnot, mühür veya el yazısı varsa 300 dpi'ı tercih edin. 600 dpi okunurluğu belirgin artırmadan dosyayı katlar.
2. Renk modu: Yalnızca siyah metin varsa gri tonlama seçin. Renkli mühür, imza veya işaretlemenin delil değeri varsa renkli tarayın.
3. Tek belge, tek dosya: On sayfalık bir sözleşmeyi on ayrı JPEG olarak değil tek PDF olarak hazırlayın. Tarayıcınızın "çok sayfalı PDF" seçeneğini kullanın.
4. Yön ve kırpma: Yan dönmüş ya da kenarında masa görünen sayfaları göndermeden önce düzeltin. Telefonla çekilen fotoğraflarda belge tarama uygulamalarının kenar algılama özelliği işe yarar.
5. Sayfa kontrolü: Göndermeden önce dosyayı açıp sayfa sayısını asıl belgeyle karşılaştırın. Arka yüzü boş sanılan sayfalarda şerh bulunabilir.
6. Metin tanıma (OCR): Taranmış PDF'e metin katmanı eklemek, hâkimin ve sizin belgede arama yapabilmenizi sağlar. Zorunlu değildir, ama uzun eklerde işi kolaylaştırır.
7. Dosya adı: ek-3_kira-sozlesmesi.pdf gibi, dilekçedeki ek numarasıyla eşleşen bir ad verin. Kalem ve karşı taraf ekleri daha kolay takip eder.

Kişisel veriler: neyi gizlemeli, neyi gizlememeli?

Bir ek, davayla ilgisi olmayan üçüncü kişilerin kimlik numarası, IBAN ya da sağlık bilgisini içerebilir. Delilin kendisini değiştirmek ise ciddi sonuçlar doğurabilir. Kural basit tutulabilir: mahkemeye sunduğunuz delilin içeriğine dokunmayın; gereksiz veriyi gizleme ihtiyacı varsa bunu bir avukatla değerlendirin. Dosya dışına, örneğin bir danışmana ya da müvekkilin muhasebecisine gönderdiğiniz kopyalarda ise PDF kişisel veri maskeleme aracıyla ilgisiz bilgileri karartabilirsiniz.

Gönderim öncesi kısa kontrol listesi

• Dilekçe UDF olarak kaydedildi ve imzalandı mı?
• Her ek, ekranda kabul edilen uzantılardan biri mi?
• Büyük ekler için yükleme uyarısı çıktı mı; çıktıysa dosya bölündü veya sıkıştırıldı mı?
• Ek numaraları dilekçedeki listeyle aynı mı?
• Gönderimden sonra portal iş emri numarası verdi mi ve evrak işlemler listesinde görünüyor mu?

UYAP'tan inen evrakı açma ve saklama tarafı Vatandaş Portalından evrak indirme yazısında, editörün açılmama sorunları ise UYAP Doküman Editörü açılmıyor rehberinde ele alınıyor.