PDF/A Nedir? Arşiv İçin PDF ile Normal PDF Arasındaki Fark

PDF/A, sıradan bir PDF'in "yıllar sonra da aynı görünsün" diye kısıtlanmış halidir. Uluslararası adı ISO 19005'tir ve ilk bölümü 2005'te yayımlanmıştır. Bir kurum, arşiv ya da başvuru portalı sizden "PDF/A formatında" belge istediğinde kastettiği şey yeni bir dosya türü değil, belirli kurallara uyan bir PDF'tir. Uzantı yine .pdf olarak kalır; fark dosyanın içinde saklanır.

Normal PDF neden arşiv için yetmiyor?

PDF çok esnek bir biçimdir ve bu esneklik uzun vadede sorun çıkarır. Standardı hazırlayan ISO çalışma grubunun yayımladığı SSS belgesi bunu açıkça yazar: sıradan PDF dosyaları kendi kendine yeterli değildir; yazı tipleri gibi dosyanın dışındaki kaynaklara dayanabilir ve teknoloji değiştikçe bu bağlar kopabilir. Bugün bilgisayarınızda yüklü olan bir yazı tipiyle düzgün görünen belge, o yazı tipi olmayan başka bir makinede kaymış satırlarla açılabilir.

Aynı sorun parola korumasında, belgenin içine gömülü JavaScript'te, ses ve videoda, internetteki bir adrese bağlı içerikte de vardır. Parolayı bilen kişi yirmi yıl sonra ortada olmayabilir; betik çalıştıran okuyucu programlar değişebilir; dış bağlantı ölü olabilir. PDF/A bu belirsizlikleri baştan yasaklar.

PDF/A neyi zorunlu tutar, neyi yasaklar?

ISO 19005-1 SSS belgesine göre PDF/A-1 dosyasında şunlar bulunmak zorundadır: gömülü yazı tipleri, cihazdan bağımsız renk tanımı ve XMP biçiminde meta veri. Aynı belgeye göre PDF/A-1 dosyasında şunlar bulunamaz:

• şifreleme (parola ya da izin kısıtlaması),
• LZW sıkıştırması,
• gömülü dosyalar (ekler),
• dış içerik başvuruları,
• saydamlık,
• ses ve video gibi çoklu ortam öğeleri,
• JavaScript.

Buradaki en pratik sonuç şifrelemeyle ilgilidir. "Kopyalanmasın" diye izin kısıtlaması koyduğunuz ya da parolayla koruduğunuz bir PDF, PDF/A olamaz. Kurum PDF/A istiyorsa belgeyi korumasız teslim etmeniz beklenir.

Bir başka sık yanılgı elektronik imzayla ilgilidir. SSS belgesi PDF/A-1'in PDF içine gömülü dijital imzalara izin verdiğini, ancak imzanın görünümünün de yazı tipi gömme gibi kurallara uyması gerektiğini belirtir. Yani imza tek başına PDF/A'yı bozmaz; imzayı ekleyen yazılım kurallara uymuyorsa bozar.

PDF/A-1, 2, 3 ve 4 arasındaki fark

Standart bölümler halinde yayımlanır; yeni bölüm eskisini geçersiz kılmaz. Her bölüm farklı bir PDF sürümüne dayanır ve bazı yasakları gevşetir.

Seviye harfleri de önemlidir. b (basic) yalnızca görsel görünümün korunmasını hedefler; taranmış belgeler çoğunlukla bu seviyeye uyar. a (accessible) ek olarak belgenin mantıksal yapısını, yani etiketli PDF ve okuma sırasını ister; ekran okuyucu kullanan biri için anlamlıdır. u ise metnin Unicode olarak çıkarılabilmesini şart koşar. Kurum yalnızca "PDF/A" diyorsa hangi bölüm ve seviyeyi kabul ettiğini sormak iyi fikirdir; uygulamada en sık istenenler PDF/A-1b ve PDF/A-2b'dir, ama bu sizin başvurunuz için ilgili kurumdan teyit edilmelidir.

PDF/A-3'ün getirdiği serbestlik bazen kafa karıştırır. Bu sürümde PDF'in içine örneğin bir XML ya da Excel dosyası eklenebilir. Ekin kendisi arşiv kurallarına uymak zorunda değildir; standart yalnızca ekin belgeyle ilişkisinin tanımlanmasını ister. Dolayısıyla "PDF/A-3" etiketi, içindeki her şeyin uzun vadede açılabileceği anlamına gelmez.

PDF/A ne zaman istenir?

PDF/A, belgenin uzun süre saklanacağı yerlerde tercih edilir: kurum arşivleri, kütüphaneler, tez ve yayın depoları, sözleşme saklama sistemleri, bazı ihale ve başvuru portalları. Hangi kurumun hangi sürümü zorunlu tuttuğu kurumdan kuruma değişir ve zamanla güncellenir; bu yüzden burada bir liste vermiyoruz. Başvuru kılavuzunda "ISO 19005", "PDF/A-1b" ya da "arşiv formatı" ifadesi geçiyorsa kural sizi de bağlar.

PDF/A nasıl üretilir?

En kolay yol, belgeyi hazırladığınız programın dışa aktarma ayarlarını kullanmaktır. Microsoft Word'de PDF olarak kaydederken Seçenekler penceresinde "ISO 19005-1 uyumlu (PDF/A)" kutusu bulunur; Microsoft'un destek sayfası bu seçeneği arşivleme standardı olarak tanımlar. LibreOffice'in PDF dışa aktarma penceresinde de "Arşiv (PDF/A, ISO 19005)" seçeneği vardır ve sürüm seçtirir. Arayüz dili Türkçe olduğunda seçeneklerin adı küçük farklarla çevrilmiş olabilir.

Elinizdeki hazır bir PDF'i sonradan PDF/A'ya çevirmek daha zordur. Dönüştürücü, gömülü olmayan yazı tiplerini bulup gömmeye, saydamlığı düzleştirmeye, JavaScript'i ve şifrelemeyi kaldırmaya çalışır. Yazı tipi dosyası elde yoksa bu adım başarısız olur ya da metin başka bir yazı tipiyle değiştirilir. Kaynak Word veya LibreOffice dosyası duruyorsa PDF'i oradan yeniden üretmek neredeyse her zaman daha temiz sonuç verir.

Taranmış belgeler ayrı bir durumdur. Tarayıcıdan gelen görüntü tabanlı PDF genellikle PDF/A-b seviyesine kolayca uyar, çünkü içinde yazı tipi sorunu çıkaracak metin yoktur. Ancak "u" ya da "a" seviyesi için aranabilir, Unicode metin gerekir; bu da OCR (optik karakter tanıma) katmanı eklemek demektir.

Bir dosyanın gerçekten PDF/A olduğunu nasıl anlarsınız?

PDF/A dosyası kendini XMP meta verisi içinde ilan eder: hangi bölüme ve seviyeye uyduğunu yazan bir etiket taşır. Bazı masaüstü PDF okuyucuları bu etiketi görünce belgenin üstünde bir bilgi çubuğu gösterir. Fakat bu yalnızca bir iddiadır. Etiketi yazan yazılım kuralları eksik uygulamış olabilir.

İddiayı sınamak için doğrulayıcı gerekir. Yaygın ve ücretsiz seçeneklerden biri veraPDF'tir: Open Preservation Foundation ile PDF Association'ın yürüttüğü, açık kaynaklı bir PDF/A doğrulayıcısıdır ve tüm PDF/A bölümlerini ve seviyelerini kapsadığını belirtir. Doğrulayıcı hangi kuralın hangi sayfada çiğnendiğini listeler; "yazı tipi gömülü değil" ya da "şifreleme var" gibi raporlar sorunu kaynağında düzeltmenize yardım eder.

Tarayıcı tabanlı araçların sınırı

Bir PDF/A dosyası sıradan bir PDF okuyucuda sorunsuz açılır; standart zaten bunu hedefler. PDF görüntüleyici sayfamız da dosyayı tarayıcınızın yerleşik PDF motoruyla, sunucuya yüklemeden gösterir. Sayfaları okuyabilir, yazdırabilir, yeni sekmede açabilirsiniz. Ancak bu araç PDF/A uyumluluğunu denetlemez ve bir PDF'i PDF/A'ya çevirmez. Ekranda düzgün görünmesi, belgenin standarda uyduğunun kanıtı değildir.

Aynı uyarı belge üzerinde değişiklik yapan araçlar için de geçerlidir. PDF kişisel veri maskeleme aracıyla kimlik numarası ya da IBAN kararttığınız bir belge yeni bir PDF olarak üretilir; bu çıktının PDF/A olduğunu varsaymayın. Kurum hem maskelenmiş hem PDF/A belge istiyorsa önce maskeleyin, sonra PDF/A dönüşümünü ve doğrulamayı ayrı bir araçla yapın. Karartmanın neden üstüne siyah kutu çizmekten farklı olduğunu PDF açma ve karartma rehberinde anlattık.

UYAP'tan gelen UDF belgeleriyle çalışıyorsanız UDF'yi PDF'e çeviren araç okunabilir bir PDF üretir; bu çıktı da PDF/A olarak etiketlenmez. Arşiv şartı olan bir yere gidecekse aynı doğrulama adımı gerekir.

Kısa kontrol listesi

1. Kurumun hangi bölümü ve seviyeyi istediğini öğrenin (örneğin 1b, 2b, 2u).
2. PDF'i mümkünse kaynak belgeden, PDF/A seçeneği işaretli olarak yeniden üretin.
3. Parola, izin kısıtlaması, gömülü video veya form betiği eklemeyin.
4. Dosyayı bir PDF/A doğrulayıcısından geçirin ve hataları kaynakta düzeltin.
5. Son hali bir PDF okuyucuda açıp sayfaları gözle kontrol edin.